Einführung
In der heutigen wettbewerbsorientierten Geschäftswelt ist Produktivität wichtiger denn je. Wie das Bureau of Labor Statistics feststellt, „ist Produktivität wichtig für Einzelpersonen (Arbeitnehmer und Verbraucher), Unternehmensleiter und Analysten (wie politische Entscheidungsträger und Regierungsstatistiker)“ ( Quelle ). Da der durchschnittliche Mitarbeiter laut Bucket List Rewards nur 2 Stunden und 53 Minuten eines 8-Stunden-Arbeitstages produktiv ist, kann eine Steigerung der Produktivität zu enormen Vorteilen führen ( Quelle ).
In diesem umfassenden Leitfaden untersuchen wir bewährte Strategien zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz. Zu den behandelten Themen gehören das Setzen klarer Ziele, das Priorisieren von Aufgaben, das Begrenzen von Ablenkungen, das Verbessern des Zeitmanagements, das Optimieren Ihres Arbeitsbereichs, der Einsatz von Technologie, das Einlegen von Pausen und die Zusammenarbeit mit Kollegen. Durch die Umsetzung dieser Tipps können sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber von höherer Effizienz, Leistung und Arbeitszufriedenheit profitieren.
Setzen Sie klare Ziele
Das Setzen klarer, spezifischer Ziele ist entscheidend, um die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Ziele sollten dem SMART-Rahmen folgen – Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden (Pervaiz, 2021). SMART-Ziele richten die Bemühungen der Mitarbeiter auf umfassendere Unternehmensziele aus und bieten einen Fahrplan, wie diese erreicht werden können. Laut Untersuchungen wirkt sich die Teilnahme an der Zielsetzung positiv auf das proaktive Verhalten der Mitarbeiter und ihren wahrgenommenen Insider-Status aus, was zu höherem Engagement und höherer Produktivität führt (Pervaiz, 2021).
Ziele sollten regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie noch relevant und auf Kurs sind. Eine Studie ergab, dass spezifische, anspruchsvolle Ziele zu einer 16 % höheren Leistung der Mitarbeiter führten als gar keine Ziele (Asmus, 2015). Der Schlüssel liegt darin, Ziele zu setzen, die die Fähigkeiten der Mitarbeiter fordern und gleichzeitig erreichbar bleiben. Dies motiviert die Mitarbeiter, maximale Anstrengungen zu unternehmen. Insgesamt ist die Implementierung von SMART-Zielen, die auf die Unternehmensziele abgestimmt sind, und deren regelmäßige Überprüfung eine wissenschaftlich fundierte Methode, die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern.
Verweise: Pervaiz, S. (2021). Der Mechanismus der Auswirkung der Teilnahme an der Zielsetzung auf das proaktive Verhalten der Mitarbeiter: Ein moderiertes Mediationsmodell. International Journal of Environmental Research and Public Health, 18(8), 4352. https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC8673634/ Asmus, S. (2015). Der Einfluss der Zielsetzung auf die Leistung von Arbeitnehmern: Empirische Beweise aus einem Experiment zur Produktion mit realem Aufwand. The Journal of Economic Psychology, 51, 252-261. https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S2212827115001626Aufgaben priorisieren
Eine der effektivsten Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern, besteht darin, Ihre Aufgaben richtig zu priorisieren. Sich auf dringende Aufgaben zu konzentrieren, mag im Moment produktiv erscheinen, aber oft werden die wichtigsten Aufgaben vernachlässigt. Die Matrix „Dringend vs. wichtig“ ist ein nützlicher Rahmen, um zu bestimmen, welche Aufgaben höchste Priorität verdienen.
Dringende Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit, während wichtige Aufgaben mit Ihren übergeordneten Zielen und Prioritäten übereinstimmen. Die Kategorisierung von Aufgaben in diese vier Quadranten hilft dabei, zu erkennen, worauf Sie Ihre Zeit und Energie konzentrieren sollten:
- Dringend und wichtig – Erledigen Sie diese Aufgaben zuerst
- Wichtig, aber nicht dringend – Planen Sie hierfür Zeit ein
- Dringend, aber nicht wichtig - Delegieren oder eliminieren Sie diese
- Weder dringend noch wichtig - Minimieren Sie die Zeit für diese
Eine weitere effektive Priorisierungstechnik besteht darin, ähnliche Aufgaben zu gruppieren. So können beispielsweise das Abrufen von E-Mails, Telefonieren und Schreiben von Berichten in konzentrierte Zeitblöcke gruppiert werden. Dadurch wird das Wechseln zwischen Aufgaben minimiert und Sie können die einzelnen Aufgabentypen effizienter erledigen.
Eine weitere nützliche Methode für Arbeitsabläufe ist die Zeitblockierung. Dabei können Sie bestimmten Aufgaben und Aktivitäten feste Zeiträume zuweisen. Blockieren Sie zunächst Zeitblöcke, die speziell Ihren wichtigsten Prioritäten gewidmet sind, bevor Sie sich anderen Aufgaben widmen. So stellen Sie sicher, dass wichtige Ziele nicht unter den Tisch fallen.
Untersuchungen zufolge werden Menschen mit der Zeit effizienter bei der Priorisierung von Aufgaben (Middleton, 2018) . Organisiert zu bleiben, große Projekte aufzuteilen und im Laufe des Tages neu zu bewerten, führt mit der Zeit zu einer verbesserten Produktivität.
Begrenzen Sie Ablenkungen
Ablenkungen am Arbeitsplatz sind eines der größten Produktivitätshemmnisse. Studien zeigen, dass der durchschnittliche Büroangestellte alle 3 Minuten unterbrochen wird und es bis zu 23 Minuten dauern kann, bis er nach einer Unterbrechung wieder auf Kurs kommt (https://clockify.me/blog/productivity/workplace-distractions/). Ablenkungen stören den Arbeitsablauf und erschweren es, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Hier sind einige Möglichkeiten, Ablenkungen zu begrenzen und die Produktivität zu steigern:
Schalten Sie E-Mail- und App-Benachrichtigungen aus, wenn Sie konzentriert arbeiten. Die ständigen Pieptöne und Alarme von E-Mails, Chats, sozialen Medien usw. können die Produktivität beeinträchtigen. Legen Sie feste Zeiten fest, zu denen Sie Nachrichten abrufen, anstatt sie ständig eintreffen zu lassen (https://www.cnbc.com/2023/05/09/the-no-1-workplace-distraction-that-kills-productivity-according-to-microsoft.html).
Suchen Sie sich ruhige Orte, an denen Sie ungestört arbeiten können. Suchen Sie nach leeren Konferenzräumen oder weniger frequentierten Bereichen, um Umgebungsgeräusche und vorbeikommende Personen an Ihrem Schreibtisch zu vermeiden. Lärm und visuelle Störungen können die Konzentration beeinträchtigen.
Machen Sie regelmäßig Pausen, um neue Kraft zu tanken. Unser Gehirn ist nicht darauf ausgelegt, stundenlang konzentriert zu sein. Eine 5- bis 10-minütige Pause alle 45 bis 90 Minuten kann Ihnen dabei helfen, neue Kraft zu tanken und sich neu zu konzentrieren. Stehen Sie auf, strecken Sie sich, holen Sie sich einen Snack oder unterhalten Sie sich mit einem Kollegen. Aber lassen Sie Ihre Pausen nicht zu Aufschieberei werden.
Verbessern Sie Ihr Zeitmanagement
Zeitmanagement ist entscheidend für die Steigerung der Produktivität bei der Arbeit. Indem Sie Ihr Zeitmanagement verbessern, können Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen. Hier sind einige effektive Zeitmanagementtechniken:
Bei der Pomodoro-Technik wird die Arbeit in 25-Minuten-Blöcke unterteilt, die durch kurze Pausen voneinander getrennt sind. Diese Technik hilft, Ablenkungen zu minimieren und konzentriert zu bleiben. Machen Sie nach 4 Pomodoros eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Die regelmäßigen Pausen helfen, Müdigkeit und Frustration zu reduzieren.
Verwenden Sie das Pareto-Prinzip (80 % der Ergebnisse resultieren oft aus 20 % der Anstrengungen), um die wichtigsten 20 % der Aufgaben zu identifizieren und zu priorisieren, die den größten Einfluss auf die Produktivität haben. Konzentrieren Sie Ihre Anstrengungen auf die wenigen wichtigen Aufgaben statt auf die vielen unwichtigen.
Lernen Sie, Aufgaben zu delegieren, die von anderen erledigt werden können, damit Sie sich auf wichtige Prioritäten konzentrieren können. Delegation hilft, die Arbeitslast zu verteilen, sodass Sie und Ihr Team insgesamt produktiver sein können. Geben Sie beim Delegieren von Aufgaben klare Anweisungen und Fristen.
Arbeitsbereich optimieren
Ein optimierter Arbeitsplatz mit der richtigen Beleuchtung, Ordnung und ergonomischen Möbeln kann die Produktivität erheblich steigern. Untersuchungen zeigen, dass überfüllte, unorganisierte Arbeitsplätze sich negativ auf Konzentration und Arbeitsablauf auswirken. Ordnung durch Entfernen unnötiger Gegenstände und Ordnen notwendiger Gegenstände schafft Raum zum Konzentrieren. Die richtige Beleuchtung, sei es natürliches Tageslicht oder künstliches Licht, verbessert die Stimmung und das Energieniveau. Blendung sollte durch Jalousien oder die Schreibtischposition minimiert werden. Die Verwendung ergonomischer Stühle und Schreibtische in der richtigen Höhe verhindert Schmerzen oder Belastungen, die die Arbeitszeit verkürzen. Stehpulte ermöglichen Bewegung und abwechslungsreiche Körperhaltungen. Insgesamt beseitigt die Optimierung des physischen Arbeitsplatzes Ablenkungen und Unannehmlichkeiten, die die Produktivität beeinträchtigen.
Technologie nutzen
Bei effektivem Einsatz kann Technologie die Produktivität am Arbeitsplatz erheblich steigern. Hier sind einige Möglichkeiten, Technologie zu nutzen:
Automatisierungstools: Der Einsatz von Automatisierungstools wie Zapier, IFTTT und Microsoft Power Automate kann dabei helfen, sich wiederholende Aufgaben und Prozesse zu rationalisieren. Dadurch bleibt den Mitarbeitern mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Beispielsweise für die automatische Übertragung von Daten zwischen Systemen oder das Auslösen von Aktionen wie dem Senden von E-Mails aufgrund bestimmter Ereignisse.
Projektmanagement-Software: Tools wie Asana, Trello und Jira helfen Teams bei der Zusammenarbeit, der Priorisierung von Aufgaben und der Verfolgung des Projektfortschritts. Funktionen wie Aufgabenabhängigkeiten, Kalender und Berichte ermöglichen ein wesentlich effizienteres Projektmanagement.
Tastaturkürzel: Das Erlernen von Tastaturkürzeln in häufig verwendeten Programmen wie E-Mail, Dokumenten, Tabellenkalkulationen und sogar Betriebssystemen kann regelmäßige Aufgaben erheblich beschleunigen. Beispielsweise ersparen Tastenkombinationen wie Strg+C/Strg+V zum Kopieren/Einfügen in Windows das jedes Mal nötige Greifen nach der Maus.
Pausen machen
Regelmäßige kurze Pausen während des Arbeitstags sind entscheidend für die Aufrechterhaltung der Produktivität. Untersuchungen zeigen, dass kurze Pausen den Mitarbeitern helfen können, neue Kraft zu tanken und einem Burnout vorzubeugen (Quelle) . Schon kurze Pausen von nur 5–10 Minuten ermöglichen dem Geist Ruhe und helfen den Mitarbeitern, sich erfrischt zu fühlen.
Es ist wichtig, während der Pausen komplett abzuschalten – gehen Sie von Ihrem Schreibtisch weg, vermeiden Sie es, auf Bildschirme zu schauen, und wechseln Sie Ihre Umgebung. Ein kurzer Spaziergang im Freien, ein Gespräch mit Kollegen oder leichte Dehnübungen können Ihnen neue Energie geben. Erwägen Sie auch, kurze Meditationspausen einzulegen. Eine Studie ergab, dass Achtsamkeitspausen die Konzentration verbessern, Stress reduzieren und zu höherer Produktivität führen (Quelle) .
Auch wenn es kontraintuitiv erscheinen mag, an arbeitsreichen Tagen Pausen einzulegen, zeigen Studien eindeutig, dass regelmäßige Pausen die Energie, das Engagement und die Leistung steigern. Ermutigen Sie Ihr Team, regelmäßig Pausen einzulegen, und legen Sie Regeln fest, die es ermöglichen, neue Kraft zu tanken. Die Vorteile für die Produktivität und die Zufriedenheit am Arbeitsplatz werden erheblich sein.
Zusammenarbeit mit Kollegen
Die Zusammenarbeit mit Kollegen kann die Produktivität am Arbeitsplatz deutlich steigern. Laut einem Forbes-Artikel erzielen Unternehmen, die die Zusammenarbeit fördern, mit fünfmal höherer Wahrscheinlichkeit Spitzenleistungen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Zusammenarbeit zu fördern:
Brainstorming-Sitzungen ermöglichen es Teams, neue Ideen und Lösungen zu entwickeln. Durch das Zusammenbringen verschiedener Perspektiven können Sie häufig zu innovativen Konzepten gelangen. Machen Sie Brainstorming zu einem regelmäßigen Termin, um die Kreativität zu fördern.
Durch die Implementierung von Feedbackschleifen wird sichergestellt, dass Kollegen sich gegenseitig Input zur Arbeit geben können. Das Geben und Empfangen von konstruktivem Feedback verbessert Projekte und Prozesse. Feedback hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren, die behoben werden müssen.
Teambuilding-Aktivitäten helfen, die Beziehungen zwischen Kollegen zu stärken. Escape Rooms, Quizabende, Freiwilligenprojekte usw. ermöglichen es den Mitarbeitern, sich näherzukommen. Stärkere Verbindungen führen zu besserer Zusammenarbeit und Kommunikation.
Insgesamt fördert es ein kollaboratives Umfeld, wenn man Kollegen Möglichkeiten bietet, zusammenzuarbeiten, Ideen auszutauschen und Vertrauen aufzubauen. Dies führt zu einer verbesserten Produktivität, da die Mitarbeiter sich in gemeinsame Ziele eingebunden fühlen.
Abschluss
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es mehrere wirksame Strategien gibt, die dazu beitragen können, die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern. Durch das Setzen klarer Ziele und Prioritäten können Sie sich auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren. Auch die Begrenzung von Ablenkungen, ein besseres Zeitmanagement und die Optimierung Ihres Arbeitsbereichs führen zu einer höheren Produktivität. Der Einsatz von Technologie, Pausen und die Zusammenarbeit mit Kollegen sind weitere Möglichkeiten, während Ihres Arbeitstages mehr zu erledigen.
Um Ihre eigene Produktivität zu steigern, analysieren Sie Ihren aktuellen Arbeitsablauf und identifizieren Sie Bereiche, die verbessert werden können. Versuchen Sie, einige der hier besprochenen Strategien umzusetzen, z. B. die Verwendung von Produktivitäts-Apps, regelmäßige Pausen und das Aufräumen Ihres Schreibtischs. Mit Konzentration, Disziplin und einigen Anpassungen Ihrer Arbeitsgewohnheiten können Sie ein höheres Maß an Produktivität erreichen.
